Documentación detallada del complemento de firma
El complemento de Firma permite a los usuarios firmar documentos digitalmente directamente dentro del sistema, eliminando la necesidad de firmas manuales o herramientas externas.
Introducción
El complemento Signature Management permite una gestión perfecta de firmas digitales para documentos de compra y venta. Permite a las empresas gestionar y controlar el proceso de firma tanto de facturas como de órdenes de compra. El complemento garantiza que se recopilen firmas de usuarios autorizados, incluidos proveedores y clientes, según permisos predefinidos. Proporciona un método sencillo para registrar, ver y descargar documentos firmados, con indicadores de estado claros para documentos firmados y sin firmar. Esta solución mejora la eficiencia y seguridad de las aprobaciones de transacciones, ofreciendo un enfoque simplificado para gestionar firmas electrónicas en todos los flujos de trabajo de compras y facturación.
Cómo habilitar este módulo
Para configurar el complemento de Firma, puedes seguir este enlace: Configurar el complemento.
¿Cómo usar el complemento de Gestión de Firmas?
- Ve a la configuración general y activa el interruptor de firma para habilitar el complemento. El complemento de firma estará disponible en las páginas dedicadas.
Factura de venta
- La empresa puede hacer clic en este botón para añadir su firma sin necesidad de ningún permiso especial.
- El cliente también puede firmar la factura, pero solo si la empresa ha otorgado permiso de firma al rol del cliente.
- Si haces clic en el botón de firma de la columna de acciones, se abrirá una ventana emergente donde podrás añadir la firma, borrarla si es incorrecta, cancelarla si lo deseas y, al hacer clic en firmar, la firma quedará registrada fácilmente.
- Ten en cuenta que cada usuario solo puede añadir su firma una vez.
- Puedes ver la firma haciendo clic en el botón Ver. Además, la firma se mostrará cuando descargues la factura en formato PDF.
- El cliente debe iniciar sesión con su propia cuenta para añadir la firma.
- Si el cliente aún no ha firmado la compra, el sistema mostrará el estado como «Sin firmar».
Firma de compra
- En la página de la lista de compras encontrarás la opción de firma en la columna de acciones. Haz clic en ella para añadir tu firma. Se abrirá una ventana emergente donde podrás añadir la firma, borrarla si está mal, cancelarla si lo deseas y, si haces clic en firmar, la firma quedará registrada fácilmente.
- Ten en cuenta que cada usuario solo puede añadir su firma una vez.
- Puedes ver la firma haciendo clic en el botón Ver. Además, la firma se mostrará cuando descargues la factura en formato PDF.
- La opción de firma aparecerá junto a la compra, y la empresa puede usarla en cualquier momento, ya que no se necesita ningún permiso.
- Los proveedores pueden firmar la compra tras iniciar sesión en el sistema, pero solo si la empresa les ha autorizado a firmar otorgando el permiso a su rol.
- El proveedor verá la opción de firma una vez que haya iniciado sesión y el complemento esté activo.
- Si el proveedor no firma la compra, aparecerá claramente como «No firmado».
- Esto ayuda a completar el proceso de compra con la aprobación oficial de la empresa.