Anticipo recurrente

Integración de igualas en Mewayz

El software Retainer es un sistema integral de gestión financiera diseñado para ayudar a las empresas a crear, gestionar y hacer seguimiento de los acuerdos de retención con sus clientes.

URL de demostración

Introducción

El sistema de gestión de anticipos es una solución integral de gestión financiera diseñada para ayudar a las empresas a crear, gestionar y realizar un seguimiento de los acuerdos de anticipos con sus clientes. Este sistema maneja el ciclo de vida completo del anticipo, desde la instalación inicial y la configuración del almacén hasta el cobro de pagos y la conversión de facturas. El sistema se integra con módulos de contabilidad y gestión de inventario para brindar opciones de facturación flexibles, admite múltiples métodos de pago con integración de cuentas bancarias e incluye numeración automatizada y seguimiento de estado. Ya sea que esté administrando anticipos de productos, acuerdos de servicios o anticipos basados ​​en proyectos, este software proporciona todas las herramientas necesarias para optimizar su proceso de gestión de anticipos y mantener relaciones profesionales con los clientes.

Cómo habilitar este módulo

Para configurar el complemento de anticipos, puedes seguir este enlace: Configurar el complemento.

¿Cómo usar el complemento de Anticipos?

Instalación y configuración

Configurar almacenes

• Para configurar almacenes en tu sistema de retainer, ve a Compras y selecciona Almacenes. Haz clic en el botón “Crear” para añadir el Nombre, la Dirección, la Ciudad, el Código postal, el Teléfono y el Correo electrónico del almacén, y selecciona el Estado (Activo/Inactivo).

Configurar productos/servicios

• Para crear productos y servicios para retainers, ve a Producto y Servicio y selecciona Artículos. Haz clic en el botón «Crear» para añadir un nuevo artículo. Introduce el Nombre del Producto, el Código SKU y tanto la Descripción Corta como la Detallada para una identificación clara, y luego selecciona los Impuestos y la Categoría correspondientes.
• Establece el Precio de venta, que se usará como precio unitario predeterminado en los contratos de retención. Puedes subir Imágenes de producto para una mejor representación visual. Selecciona la Unidad adecuada o introduce la Cantidad según sea necesario. Estos productos estarán disponibles para seleccionarlos al crear las líneas de los contratos de retención, con disponibilidad filtrada según el Almacén seleccionado.

Creación de retainers

• Para crear un nuevo contrato fijo, ve a Contratos fijos y haz clic en Contratos fijos; después pulsa el botón “Crear”. Selecciona la fecha del contrato y la fecha de vencimiento, elige un Cliente (usuarios con el rol de Cliente), selecciona un Almacén, introduce las Condiciones de pago y añade las Notas que necesites.
• Después podrás añadir artículos de anticipo (retainer). Los artículos del menú desplegable de productos solo serán visibles tras seleccionar un almacén, y los productos se mostrarán según el almacén seleccionado. Puedes cambiar la cantidad, el precio unitario, aplicar un descuento y consultar el impuesto del producto correspondiente. El sistema también muestra el total de cada artículo añadido, así como el subtotal, el descuento, el impuesto y el importe total generales de todos los artículos añadidos.
• Puedes añadir varios elementos haciendo clic en el botón «Añadir elemento» y eliminar cualquier elemento añadido con el botón «Eliminar».
• El número de anticipo se genera automáticamente en el formato RET-AAAA-MM-XXX (por ejemplo, RET-2024-01-001) y no se puede editar manualmente. Cuando haya terminado de ingresar todos los detalles, haga clic en "Crear" para guardar el anticipo. Inicialmente, su nuevo anticipo estará en estado Borrador, lo que significa que aún puede editarlo o eliminarlo antes de enviárselo al cliente.

Gestión del estado de los anticipos y acciones

• Un retainer avanza por un ciclo de vida con estados definidos. Un retainer en estado Borrador es de creación reciente y puede editarse o eliminarse. Cuando envías el retainer, su estado cambia de Borrador a Enviado, lo que indica que se ha compartido con el cliente y ya no puede editarse. Una vez que el cliente lo aprueba, el estado pasa a Aceptado. Si el cliente lo rechaza, el estado cambia a Rechazado.
• A medida que se reciben los pagos, el estado cambia a Parcial si se recibe parte del pago o a Pagado si el anticipo está totalmente saldado. Por último, cuando lo conviertes en factura, el estado pasa a Convertido.
• Ve a Anticipos → Lista de anticipos para ver todos tus anticipos. Puedes buscar por número de anticipo para encontrar uno específico rápidamente. La lista muestra columnas como Número de anticipo (en el que puedes hacer clic para ver los detalles), Nombre del cliente, Fecha del anticipo, Fecha de vencimiento (que indica «Vencido» si la fecha ya pasó), Subtotal, Importe de impuestos, Importe total y Estado, con códigos de color que reflejan la situación actual.
• Las acciones disponibles dependen del estado actual del anticipo. Para anticipos en Borrador, puedes Editar los detalles, Eliminarlo, Enviarlo al cliente, Imprimir/Descargar PDF para generar un documento o Duplicarlo para crear una copia. Para anticipos Enviados, puedes Aceptarlo (marcarlo como aprobado por parte de la empresa), Rechazarlo, Imprimir/Descargar PDF o Duplicarlo.
• Para anticipos aceptados, parciales o pagados, puede convertir a factura para crear una factura de ventas, ver la factura de ventas si ya está convertida, imprimir/descargar PDF o duplicarla.

Página de detalles del contrato de servicios

• Cuando haces clic en un Número de anticipo de la lista o abres un anticipo concreto, la página de detalle muestra información completa. La sección de encabezado muestra el Número de anticipo generado automáticamente, los Datos del cliente (incluidos nombre, correo electrónico y direcciones de facturación y envío, si están disponibles), así como la Fecha del anticipo y la Fecha de vencimiento, con indicadores de mora cuando corresponde. También muestra el Estado actual con un indicador visual y un desglose completo del importe, que incluye Subtotal, Impuesto, Descuento y Total.
• Debajo del encabezado, la sección de elementos del contrato fijo enumera cada producto o servicio incluido en el acuerdo. Para cada elemento puedes ver el nombre del producto, el SKU y la descripción, la cantidad y el precio unitario, así como los cálculos de descuento e impuestos aplicados a esa línea. Los totales de cada línea muestran el importe calculado de cada elemento. En la parte inferior, el resumen general del contrato fijo presenta el subtotal completo, los impuestos, el importe total y el saldo pendiente.

Pagos de iguala

• Para crear un Pago de Anticipo, ve a Pagos de Anticipo dentro del menú Anticipo. Haz clic en el botón Crear, luego selecciona la Fecha de Pago, elige un Cliente (usuarios con el rol de Cliente), selecciona una Cuenta Bancaria, introduce un Número de Referencia, indica el Importe del Pago y añade las Notas que desees.
• Cuando seleccionas un cliente, el sistema muestra los anticipos pendientes. Solo se mostrarán los anticipos con estado Aceptado. Dentro de los anticipos pendientes, haz clic en el botón Añadir para incluir un anticipo en el resumen de pago. En el resumen de pago, puedes ajustar el importe o usar el botón Eliminar para quitar una entrada. Después de hacer clic en el botón Añadir, el importe total del pago no se puede modificar.
• La página de la lista de Pagos de Anticipos muestra una tabla con las siguientes columnas: Número de pago, Cliente, Fecha de pago, Importe, Cuenta bancaria, Estado y Acciones.
• En la columna Acciones, los botones disponibles son Marcar como compensado, Cancelar pago, Ver y Eliminar.
• Cuando haces clic en Marcar como cobrado, el estado del pago cambia de Pendiente a Cobrado. Tras esta acción, los botones Cancelar pago y Eliminar dejan de estar visibles y solo permanece disponible el botón Ver.
• Al hacer clic en Cancelar pago, el estado del pago cambia de Pendiente a Cancelado. Tras la cancelación, los botones Marcar como liquidado y Eliminar ya no se muestran, y solo permanece disponible el botón Ver.
• Solo puedes eliminar un pago de anticipo cuando su estado es Pendiente.
• Haga clic en el botón Ver para consultar los detalles del pago. La ventana de visualización muestra la Información del pago y las Asignaciones de anticipo, incluyendo el Número de anticipo, la Fecha del anticipo, el Total del anticipo y el Importe asignado. El Importe total del pago aparece en la parte inferior.
• Cuando un pago se confirma, el estado del anticipo se actualiza según el importe pagado (Parcial o Pagado). Tras el pago, el anticipo puede convertirse en una factura de venta.