Integración de hojas de cálculo en Mewayz
El Sistema de Gestión de Hojas de Cálculo te permite crear, organizar y administrar archivos y carpetas de hojas de cálculo dentro de tu organización.
Introducción
El Sistema de Gestión de Hojas de Cálculo te permite crear, organizar y administrar archivos y carpetas de hojas de cálculo dentro de tu organización. Este sistema se integra con diversas secciones de negocio, incluyendo Proyecto, Contrato, Lead, Trato, Tours y Viajes, Hospital, Compras, CMMS, LMS, Ventas, Escuela e Instituto, Periódico y Activos. Puedes vincular hojas de cálculo a registros específicos de estas secciones, compartirlas con miembros del equipo y controlar los permisos de acceso. El sistema admite la organización jerárquica de carpetas y ofrece opciones de filtrado para localizar rápidamente tus hojas de cálculo.
Cómo habilitar este módulo
Para configurar el complemento de Hoja de cálculo, puedes seguir este enlace: Configurar el complemento.
Puede conectar fácilmente los datos de estos complementos con la hoja de cálculo en tiempo real. Habrá un botón dedicado para la hoja de cálculo en la parte superior de todos los complementos mencionados, al hacer clic en él podrá conectar todos los datos requeridos en forma de hoja de cálculo.
- CRM
- Proyecto
- Activos
- Contrato
- LMS
- CMMS
- Gestión de Escuelas / Institutos
- Gestión de distribución de periódicos
- Tour
- Gestión hospitalaria
¿Cómo usar el complemento de Hoja de cálculo?
Gestionar tu contenido
- Para crear una nueva carpeta, usa el botón “Crear” introduciendo el nombre de la carpeta. Esto crea una carpeta para organizar tus archivos o crear subcarpetas para una mejor organización. Las carpetas te ayudan a estructurar tus hojas de cálculo por departamento, proyecto o cualquier otra clasificación que se adapte a las necesidades de tu negocio.
- Para crear un nuevo archivo, use el botón "Crear" ingresando el nombre del archivo y agregando su contenido o datos en formato de hoja. Esto crea un archivo de hoja de cálculo con entrada de datos estructurados que puede utilizar para diversos fines comerciales, como realizar un seguimiento de presupuestos, gestionar inventario o analizar datos de rendimiento.
- El sistema ofrece opciones de filtrado para buscar entre tus hojas de cálculo de forma eficiente. Usa el menú desplegable Nombre del Modelo para elegir entre las categorías de hojas de cálculo disponibles, como Proyecto, Contrato, Lead, Trato, Tours y Viajes, Hospital, Compras, CMMS, LMS, Ventas, Escuela e Instituto, Periódico y Activos.
- Estos filtros resultan especialmente útiles cuando tienes numerosas hojas de cálculo y necesitas localizar rápidamente archivos relacionados con áreas de negocio o registros concretos.
- La vista de lista en hoja de cálculo muestra todos tus archivos y carpetas en formato de tabla. La columna Nombre de archivo/carpeta muestra tus elementos, y al hacer clic en cualquier carpeta verás sus subcarpetas y archivos de forma recursiva, lo que te permite navegar por la estructura de carpetas. Esta navegación jerárquica facilita mantener sistemas de archivos organizados sin importar su complejidad.
- La columna Relacionado muestra información del modelo y el valor vinculados cuando las hojas de cálculo están conectadas a registros comerciales específicos. Esto proporciona contexto inmediato sobre qué procesos o registros de negocio están relacionados con tus hojas de cálculo.
Trabajar con archivos y carpetas
- En la columna Acción puedes acceder a varias funciones que permiten una gestión integral de archivos. «Carpeta relacionada» te permite vincular un archivo o carpeta con un modelo específico y su registro, como conectar una hoja de cálculo con «Proyecto de Desarrollo Web» o un tour concreto en Tours y Viajes. Esta vinculación garantiza que tus hojas de cálculo mantengan relaciones contextuales con las operaciones de tu negocio.
- «Compartir» te permite compartir archivos o carpetas con usuarios concretos y establecer permisos de Ver o Editar. Una vez compartido, ese usuario verá el archivo o la carpeta compartida en su sesión. Esta función permite la colaboración en equipo manteniendo el control sobre quién puede ver o modificar tus hojas de cálculo.
- «Ver» abre y muestra el contenido de un archivo en modo de solo lectura, perfecto para revisar datos sin riesgo de cambios accidentales. Este botón solo es visible para archivos, no para carpetas, ya que las carpetas funcionan como contenedores en lugar de tener contenido visualizable.
- «Editar» te permite renombrar una carpeta o actualizar el contenido de un archivo. En el caso de las carpetas, esto significa cambiar el nombre para que refleje mejor su propósito. En el de los archivos, obtienes capacidades de edición completas para modificar datos, fórmulas y formato.
- «Eliminar» borra de forma permanente un archivo o carpeta del sistema. Usa esta función con cuidado, ya que la eliminación no se puede deshacer, y al eliminar una carpeta también se eliminará todo su contenido.