El antes: una hoja de cálculo haciendo cuatro trabajos.
Coordinar a decenas de tutores, alumnos y padres es un problema logístico que las herramientas solo resolvían a medias. "Acuity reservaba la clase, TeacherKit tomaba asistencia, Stripe cobraba al padre y una hoja de cálculo gigante era lo único que sabía que todos eran la misma clase", dice Sam Ortiz, Fundador. «La hoja de cálculo era el software de verdad. Las apps solo eran entradas para ella.»
La facturación era el punto débil: una clase reservada pero no asistida, o asistida pero no facturada, se colaba constantemente por la grieta entre tres herramientas. A los padres se les cobraban sesiones que no ocurrieron, o no se les cobraban las que sí.
$570/mes en cuatro herramientas. Una hoja de cálculo maestra como el sistema de registro de facto. Desajustes de facturación frecuentes entre clases y facturas.
El interruptor jubila la hoja de cálculo.
Beacon reconstruyó su calendario en Mewayz, importó alumnos y padres, y conectó la facturación a los mismos registros. La hoja de cálculo se archivó en la segunda semana y nunca se volvió a abrir.
"El objetivo nunca fue 'software nuevo'", dice Ortiz. "El objetivo era eliminar la hoja de cálculo que administraba mi empresa y que podría romperse con un pegado incorrecto. Listo".
Qué se reemplazó
| Herramienta antigua | Reemplazado por el módulo Mewayz | Ahorro mensual |
|---|---|---|
| Acuity Scheduling | Reservas y programación | $50 |
| TeacherKit Pro | Asistencia y registros | $60 |
| Complemento de facturación Stripe | Facturación y Pagos | $120 |
| Mailchimp | Comunicaciones con las familias | $90 |
| Total del stack anterior | Mewayz Business | ahorra $320/mes |
El desbloqueo — la lección es el registro.
Con la programación, la asistencia y la facturación unificadas, la cadena funciona sola:
- Una clase reservada y marcada como asistida genera automáticamente el cargo al padre o madre
- Los tutores ven solo a sus propios alumnos y su agenda, con un alcance bien delimitado
- Los padres reciben un único extracto coherente, no cargos de una herramienta de pagos
- La capacidad de los 38 tutores se ve en un solo calendario
Cuando la factura la genera la propia clase a la que se asistió, no hay hueco por el que caerse. No puedes facturar una sesión que no se marcó como asistida, ni puedes olvidarte de facturar una que sí lo fue.
La nueva normalidad: crecer sin el pegamento que lo une.
«El trimestre pasado añadimos seis tutores y no pasó nada», dice Ortiz. «Antes, cada tutor nuevo significaba más filas en la hoja de cálculo y más formas de que se rompiera. Ahora simplemente aparecen en el calendario. Por fin podemos crecer sin hacer crecer el pegamento.»