Das Davor — eine Tabellenkalkulation, die vier Aufgaben erledigt.
Die Koordination Dutzender Tutoren, Schüler und Eltern ist ein logistisches Problem, das die Tools nur zur Hälfte lösen können. „Acuity buchte die Unterrichtsstunde, TeacherKit nahm an der Unterrichtsstunde teil, Stripe berechnete den Eltern eine Gebühr und nur eine riesige Tabelle wusste, dass es sich bei allen um die gleiche Unterrichtsstunde handelte“, sagt er Sam Ortiz, Gründer. „Die Tabellenkalkulation war die eigentliche Software. Die Apps waren nur Eingaben.“
Die Abrechnung war der Schwachpunkt: Eine gebuchte, aber nicht besuchte Unterrichtsstunde oder eine besuchte, aber nicht abgerechnete Unterrichtsstunde schlüpfte ständig durch die Lücke zwischen drei Tools. Den Eltern wurden für Sitzungen, die nicht stattgefunden haben, Gebühren in Rechnung gestellt, oder für solche, die stattgefunden haben, wurde ihnen keine Gebühr berechnet.
$570/Monat über vier Tools hinweg. Eine Master-Tabelle als De-facto-Aufzeichnungssystem. Häufige Abrechnungskonflikte zwischen Unterricht und Rechnungen.
Der Wechsel — die Tabelle zurückziehen.
Beacon hat seinen Stundenplan in Mewayz neu erstellt, Schüler und Eltern importiert und die Abrechnung auf dieselben Datensätze ausgerichtet. Die Tabelle wurde in der zweiten Woche archiviert und nie wieder geöffnet.
„Das Ziel war nie ‚neue Software‘“, sagt Ortiz. „Das Ziel bestand darin, die Tabellenkalkulation zu löschen, die mein Unternehmen betrieb und durch einmaliges falsches Einfügen beschädigt werden konnte. Fertig.“
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Acuity-Planung | Buchungen & Terminplanung | $50 |
| TeacherKit Pro | Anwesenheit und Aufzeichnungen | $60 |
| Stripe Billing-Add-on | Rechnungsstellung und Zahlungen | $120 |
| Mailchimp | Elternkommunikation | $90 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Geschäft | $320/Monat sparen |
Der Schlüssel – Die Lektion ist die Aufzeichnung.
Durch die Vereinheitlichung von Terminplanung, Anwesenheit und Abrechnung läuft die Kette wie von selbst:
- Bei einer gebuchten Unterrichtsstunde, die als „besucht“ gekennzeichnet ist, wird automatisch die Elterngebühr erhoben
- Tutoren sehen nur ihre eigenen Schüler und ihren Zeitplan, sauber gegliedert
- Eltern erhalten eine einheitliche Abrechnung und keine Gebühren aus einem Zahlungstool
- Die Kapazität von 38 Tutoren ist in einem Kalender sichtbar
Wenn die Rechnung durch die besuchte Unterrichtseinheit selbst erstellt wird, gibt es keine Lücke, durch die man fallen könnte. Sie können keine Sitzung in Rechnung stellen, die nicht als „besucht“ markiert wurde, und Sie können nicht vergessen, eine Sitzung in Rechnung zu stellen, bei der dies der Fall war.
Die neue Normalität — Wachstum ohne Kleber.
„Wir haben im letzten Semester sechs Tutoren hinzugefügt und es war kein Ereignis“, sagt Ortiz. „Früher bedeutete jeder neue Tutor mehr Zeilen in der Tabelle und mehr Möglichkeiten, sie zu unterbrechen. Jetzt erscheinen sie nur noch im Kalender. Wir können endlich wachsen, ohne den Kleber wachsen zu lassen.“