Sie wissen nicht, wie viel Sie für Software ausgeben. Schämen Sie sich nicht – fast niemand weiß es. Abos sammeln sich an, eine Anmeldung nach der anderen, abgerechnet auf die jeweils hinterlegte Kreditkarte, und dann bis zur Verlängerung vergessen.
Die gute Nachricht: Ein echtes Audit dauert vier Stunden, und das mittlere Team findet 30–40 % ihrer SaaS-Ausgaben sind streichbar. Oft schon zur Mittagszeit. Hier ist das Playbook.
Stunde 1: Der Sog.
Öffnen Sie die Abrechnung Ihrer Firmenkreditkarte der letzten 3 Monate. Filtern Sie nach wiederkehrenden Gebühren. Sie suchen nach allem im Bereich von $20–500/Monat, das monatlich oder jährlich erscheint.
Erstellen Sie eine Tabelle mit fünf Spalten: Tool · Owner · Cost/mo · Used by · Last actually opened.
Versuchen Sie nicht, sich zu erinnern. Schauen Sie auf den Kontoauszug. Sie werden Abonnements finden, von denen Sie nicht mehr wussten, dass es sie gibt. Die meisten Teams finden allein in diesem Schritt 4–6 Zombie-Abos. Kündigen Sie sie noch heute, und das Audit hat sich bereits bezahlt gemacht.
Stunde 2: Die Nutzungsprüfung.
Öffnen Sie für jedes verbleibende Tool das Admin-Panel. Suchen Sie „aktive Nutzer in den letzten 30 Tagen“ oder Vergleichbares. Vergleichen Sie es mit der Anzahl der Plätze.
Sie suchen nach zwei Dingen:
- Inaktive Plätze. Wenn Sie 12 Plätze, aber 7 aktive Benutzer haben, zahlen Sie 5 Plätze, die niemand berührt. Bei den meisten Anbietern können Sie die Anzahl der Sitzplätze beim nächsten Abrechnungszeitraum reduzieren.
- Überlappende Tools. Wenn zwei Tools zu 70 % dieselbe Aufgabe erledigen (Notion + Confluence, Asana + Monday, Mailchimp + ConvertKit), muss eines davon weg. Halten Sie ein 10-minütiges Meeting ab und entscheiden Sie, welches.
Stunde 3: Die Kategorieprüfung.
Gruppieren Sie die übrigen Tools nach Kategorie. CRM. HR. Buchhaltung. Projekte. Helpdesk. Marketing.
Stellen Sie in jeder Kategorie drei Fragen:
- Wie viel zahlen wir? Rechnen Sie es zusammen.
- Wie viel Prozent der Funktionen nutzen wir? Öffnen Sie das Produkt, scrollen Sie die Seitenleiste und zählen Sie, wie viele Bereiche Sie in den letzten 30 Tagen genutzt haben gegenüber der Gesamtzahl.
- Was würde es kosten, dies durch eine „gerade-noch-ausreichende“ Alternative zu ersetzen? Sehen Sie sich die günstigeren oder konkurrierenden Produkte in derselben Kategorie an.
Die ehrliche Antwort lautet in 70 % der Fälle: Sie verwenden ein $90/Monat-Tool, das das tut, was auch ein $20/Monat-Tool tut, weil jemand es eingerichtet hat, als Sie andere Bedürfnisse hatten.
Stunde 4: Der Konsolidierungs-Schachzug.
Nun die größere Frage: für wie viele separate Kategorien brauchen Sie tatsächlich separate Tools?
Die meisten 10-Personen-Teams stellen fest, dass 6–9 ihrer 12 SaaS-Tools in Kategorien fallen, die eine einzige All-in-One-Plattform ersetzen kann. CRM, HR, Buchhaltung, Projekte, Support, Marketing, Buchungen, Verträge – all das lässt sich heute sinnvoll bündeln.
Sie müssen sich heute nicht zur Konsolidierung verpflichten. Rechnen Sie einfach nach:
- Wie hoch ist die kombinierte Monatsrechnung über die konsolidierbaren Kategorien hinweg?
- Was würde das All-in-One kosten (Mewayz $49, Zoho $35 pro Benutzer, Odoo variiert)?
- Was kostet die Migration – wirklich, ehrlich – für die Kategorien, die Sie wechseln würden?
Bei unseren Audits von Kunden, die auf Mewayz umgestiegen sind, betrug die durchschnittliche monatliche Ersparnis $680. Die mittlere Migrationszeit betrug 11 Tage – in der Regel ein Wochenende konzentrierter Arbeit. Amortisation in unter einem Monat.
Was Sie finden werden.
Drei Muster, die wir in fast jedem Audit sehen:
- Zombies (5–15 % der Ausgaben). Abonnements von Leuten, die gegangen sind, Produkte, die Sie nicht mehr nutzen, Trials, die konvertiert haben. Geld, das es kostenlos zurückzuholen gilt.
- Über dem Limit (10–25 % der Ausgaben). Sie zahlen für Pro, obwohl Starter alles abdecken würde, was Sie tatsächlich nutzen. Der Anbieter wird es Ihnen nie sagen.
- Überfragmentierung (20–40 % der Ausgaben). Der große Posten. Sie zahlen über 8 Tools Vollpreis, um abzudecken, was eine Plattform zu einem Sechstel des Preises leisten könnte.
Selbst wenn Sie nicht auf eine All-in-One-Lösung konsolidieren, finden allein die ersten beiden Muster meist $300–600/Monat erstattbare Ausgaben in einem 10-köpfigen Team. Das sind $4K–7K/Jahr, Sie könnten auf fast alles umleiten, was wichtiger ist als nur Softwareanbieter.
Das Follow-up.
Führen Sie dieses Audit einmal pro Quartal durch. Tragen Sie es in den Kalender ein. Die Anhäufung von Abonnements geschieht automatisch – Ihr Audit muss es auch tun.
Oder führen Sie es einmal durch, wechseln Sie zu einer All-in-one-Lösung und müssen es nie wieder tun. (Schauen Sie, wir mussten uns einmal erwähnen.)