Das Davor — die Firma, die ihre eigenen Dateien nicht finden konnte.
Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft arbeitet mit Dokumenten und Fristen, und Bright & Co. wohnten an fünf Orten. „Kundeninformationen im CRM, Quelldokumente in einem Portal, die Arbeit in einem PM-Tool und Abrechnung in QuickBooks“, sagt er Aaron Bright, geschäftsführender Gesellschafter. „Die Steuersaison bedeutete, dass wir Dateien systemübergreifend jagen mussten, während die Uhr lief. Wir waren eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die Zeit mit der Einreichung von Unterlagen verschwendete.“
Die laufenden Arbeiten waren bis zur Abrechnung nicht sichtbar, daher waren die Realisierungsquoten eher eine Überraschung zum Jahresende als eine verwaltete Zahl.
$1,070/Monat über fünf Tools hinweg. Dokumentenverfolgung über Portal und E-Mail. WIP und Realisierung erst zum Jahresende bekannt.
Der Wechsel — ein Datensatz pro Engagement.
Bright & Co vereinte Kunden, Dokumente, Arbeit und Abrechnungen vor der Hauptsaison in einem Auftragsdatensatz. Dokumentenanfragen hängen nun an den Auftrag an und verfolgen sich mit Erinnerungen.
„Zum ersten Mal kann ein Partner einen Datensatz öffnen und den Kunden, die Dokumente, die Arbeit und die Rechnung sehen“, sagt Bright. „Früher waren das vier Tabs und ein Gebet.“
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Üben Sie CRM | CRM & Kunden | $260 |
| Kundendokumentenportal | Dokumente & Anfragen | $180 |
| Projektmanagement-Tool | Projekte & Workflow | $240 |
| QuickBooks Plus | Abrechnung und Buchhaltung | $90 |
| E-Mail-/Erinnerungstool | Kundenkommunikation | $100 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Geschäft | $870/Monat sparen |
Der Schlüssel – Das Engagement ist die Einheit.
Da Kunden, Dokumente, Arbeit und Abrechnung vereinheitlicht sind, läuft das Unternehmen auf einem einzigen Datensatz:
- Dokumentanfragen werden an den Auftrag angehängt und automatisch daran erinnert
- Work-in-Progress und Realisierung sind in Echtzeit sichtbar
- Zeit und Aufgaben fließen ohne erneute Eingabe in die Abrechnung ein
- Jeder Partner sieht sofort das gleiche Kundenbild
Wenn eine Anfrage vom Engagement lebt und den Kunden selbst daran erinnert, sind die Partner nicht mehr der Motor für die Weiterverfolgung. Die Hälfte der Verfolgungszeit bestand nur aus manuellem Anstupsen der Leute – das System macht das jetzt.
Die neue Normalität — eine ruhigere arbeitsreiche Saison.
„Dies war die erste Steuersaison, in der niemand eine Mitternachtsschicht arbeitete, nur um Akten zu finden“, sagt Bright. „Die Arbeit war die gleiche; die Reibung war weg. Die Ersparnisse für zwei Saisoneinstellungen, die wir am Ende nicht brauchten.“