Das Davor — eine Familie in vier Datenbanken.
Die Beziehung einer Schule zu einer Familie erstreckt sich über Jahre und Büros, und die von Brightpath umfasste vier Datenbanken. „Die Zulassungsstelle wusste nicht, was die Einschreibung wusste, die Abrechnung wusste es auch nicht, und die Familie erhielt vier verschiedene E-Mails von vier Systemen“, sagt er Helen Ruiz, Schulleiterin. „Für die Familie sahen wir aus wie vier Schulen, die ein Wappen tragen.“
Am meisten sickerte bei der Nachverfolgung von Zulassungen durch: Vielversprechende Anfragen blieben unberücksichtigt, weil die Übergabe von der Anfrage über die Bewerbung bis hin zur Einschreibung drei Tools überschritt und Leute in den Lücken verloren gingen.
$910/Monat über vier Tools hinweg. Zulassungshinweise zwischen drei Systemen verloren. Vier getrennt Touchpoints pro Familie.
Der Wechsel — ein Datensatz pro Familie.
Brightpath vereinheitlichte Zulassungen, Registrierung, Abrechnung und Kommunikation in einem Familiendatensatz und migrierte vor Beginn der Bewerbungssaison. Die Nachverfolgung der Anfrage bleibt nun mit der Registrierung verbunden.
„Das Zulassungsteam hat aufgehört, Leute in den Ritzen zu verlieren“, sagt Ruiz. „Jede Anfrage bleibt bis zur Zahlung der ersten Studiengebühr im gleichen Datensatz.“
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Zulassungs-CRM | CRM & Zulassungen | $240 |
| Anmeldesystem | Einschreibung und Aufzeichnungen | $220 |
| Abrechnungstool für Studiengebühren | Rechnungsstellung und Zahlungen | $160 |
| E-Mail-/Newsletter-Tool | Familienkommunikation | $90 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Wirtschaft (Bildung) | $710/Monat sparen |
Der Schlüssel – Die Beziehung ist kontinuierlich.
Da Zulassung, Einschreibung und Abrechnung vereinheitlicht sind, spricht die Schule mit einer Stimme:
- Anfragen bleiben von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Anmeldung erhalten
- Die Abrechnung der Studiengebühren erfolgt aus demselben Datensatz wie die Einschreibung
- Die Familienkommunikation basiert auf einer genauen Kontaktliste
- Geschwister und mehrjährige Geschichte leben auf einem Familienprofil
Wenn eine Anfrage niemals eine Übergabe zwischen drei Systemen überstehen muss, scheitern weniger Interessenten. Die Steigerung der Anzahl der Anfragen bis zur Anmeldung um 19 % war fast ausschließlich auf die Folgemaßnahmen zurückzuführen, die einfach nicht mehr weggelassen wurden.
Die neue Normalität — Eine Schule, eine Stimme.
„Familien sagen uns, dass wir uns besser organisiert fühlen“, sagt Ruiz. „Wir haben niemanden eingestellt – wir haben einfach aufgehört, vier Systeme zu sein, die vorgeben, eine Schule zu sein. Die Ersparnisse haben dieses Jahr für neue Klassenzimmertechnik gesorgt.“