Das Davor — drei Restaurants, drei Realitäten.
Cascade wuchs durch Übernahmen, was bedeutete, dass es alles übernahm, was jedes Restaurant bereits betrieb. „Zwei waren auf Toast, einer auf Square, und sie waren sich in nichts einig“, sagt er Diego Reyes, Eigentümer. „Die Lohn- und Gehaltsabrechnung war Gusto. Die eigentliche Buchhaltung erfolgte um Mitternacht in QuickBooks, manuell, da dies der einzige Ort war, an dem die drei Standorte zusammengezählt werden konnten.“
Das Ergebnis war ein Unternehmen, das sich selbst nicht in Echtzeit sehen konnte. Reyes erhielt um 23 Uhr Versöhnungsfragen von Geschäftsführern. Niemand könnte antworten: „Wie hat sich die Gruppe heute geschlagen?“, ohne zuerst aus drei Systemen zu exportieren.
$700/Monat über fünf Tools hinweg. 4 Anmeldungen pro Standort und pro Manager. ~6 Stunden jeden Monats zum Monatsende eine Abstimmung über Nacht.
Der Wechsel — jeweils an einem Ort an drei Wochenenden.
Cascade migrierte Standort für Standort, um eine Berührung der Servicezeiten zu vermeiden. Zuerst das POS, die Lohn- und Gehaltsabrechnung folgt dem gleichen Lohnzyklus, die Buchhaltung fließt automatisch dahinter ein. Am dritten Wochenende befanden sich alle drei Restaurants und das Backoffice auf einer Plattform.
„Am ersten Montag nach dem letzten Standortwechsel erhielt ich keine einzige Versöhnungstext“, sagt Reyes. „Da wusste ich, dass es funktionierte. Die Stille war das Ergebnis.“
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Toast (×2) | POS & Zahlungen | $220 |
| Quadrat (×1) | POS & Zahlungen | $90 |
| Gusto | HR & Gehaltsabrechnung | $190 |
| QuickBooks Plus | Buchhaltung | $100 |
| Planungs-Add-on | Schichten und Terminplanung | $100 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Geschäft | $700/Monat sparen |
Der Schlüssel – der Gruppe als eine GuV.
Mit allen drei Standorten auf einer Plattform kann Cascade die Gruppe endlich so betrachten, wie es ein Eigentümer braucht:
- Tägliche Verkäufe aller drei Standorte auf einem Dashboard, in Echtzeit
- Arbeitskosten als aktueller Prozentsatz des Umsatzes, pro Standort und pro Schicht
- Lohn- und Gehaltsabrechnung, die die Stunden direkt aus der Kassenbuchung abliest – keine erneute Eingabe
- Der Monatsabschluss ist ein Rückblick, keine Rekonstruktion
Da Stempeleingänge, Verkäufe und Gehaltsabrechnung ein gemeinsames System nutzen, ist der Arbeitsprozentsatz nicht länger eine Feststellung am Monatsende. Reyes erwischt eine überbesetzte Schicht noch am selben Tag, an dem es passiert, und nicht drei Wochen später.
Die neue Normalität — Entscheidungen bei Tageslicht.
„Früher kam ich mit Anekdoten und einer Mitternachtstabelle zurecht“, sagt Reyes. „Jetzt öffne ich morgens einen Bildschirm und weiß genau, wie es der Gruppe ergangen ist. Dieselben Daten, die die GMs sehen. Endlich streiten wir über die richtigen Dinge.“