Das Davor — eine Einheit an fünf Orten.
Die Immobilienverwaltung erfolgt pro Einheit und die Einheiten von Coastline waren verstreut. „Leasing in einem System, Wartung in einem anderen, Mieteinzug in einem dritten und von Hand erstellte Eigentümerberichte“, sagt er Tom Reyes, Schulleiter. „Jedes Monatsende war ein Marathon, bei dem Eigentümererklärungen von Systemen zusammengetragen wurden, die nicht in Einklang gebracht wurden.“
Die Wartung war vom Hauptbuch abgekoppelt, so dass eine einem Eigentümer in Rechnung gestellte Reparatur manchmal nie auf der Abrechnung landete und Mieteranfragen zwischen den Apps durch die Lücken fielen.
$1,100/Monat über fünf Tools hinweg. Handgefertigt Eigentümerabrechnungen monatlich. Wartungskosten das kam nicht zuverlässig in die Eigentümerberichte.
Der Wechsel — die Einheit wird zur Schallplatte.
Coastline vereinheitlichte Leasing, Wartung, Miete und Eigentümerberichte für die Einheitenaufzeichnung und migrierte sein Portfolio in Tranchen. Eigentümerabrechnungen werden jetzt aus demselben Hauptbuch erstellt, in dem auch Miete und Reparaturen erfasst werden.
„Der erste automatisierte Durchlauf der Eigentümererklärung hat uns buchstäblich eine Woche erspart“, sagt Reyes. „Und die Zahlen stimmten gleich beim ersten Mal.“
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Leasing-Software | Leasing & CRM | $280 |
| Wartungsticket-App | Wartungs- und Arbeitsaufträge | $180 |
| Inkassotool mieten | Zahlungen & Miete | $180 |
| Tabellenkalkulationen für Eigentümerberichte | Eigentümerberichterstattung | $160 |
| E-Mail-/SMS-Tool | Mieterkommunikation | $100 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Agentur | $1,100/Monat sparen |
Der Schlüssel – Das Portfolio meldet sich selbst.
Da Leasing, Wartung, Miete und Berichterstattung vereinheitlicht sind, läuft das Portfolio auf einem Datensatz:
- Eigentümerauszüge werden automatisch aus einem Hauptbuch generiert
- Die Wartungskosten werden der Einheit und dem Eigentümerbericht gutgeschrieben
- Miete, Verzugszinsen und Kautionen werden in einem Datensatz pro Einheit abgerechnet
- Mieteranfragen und Miethistorie leben in derselben Einheit
Wenn Miete und Reparaturen in demselben Hauptbuch verbucht werden, das in der Eigentümerabrechnung enthalten ist, handelt es sich bei der Abrechnung um einen generierten Bericht. Die wöchentliche manuelle Montage jeden Monat ist einfach verschwunden.
Die neue Normalität — Wachstum, das das Portfolio aufnehmen kann.
„Wir haben dieses Jahr weitere 120 Einheiten übernommen, ohne die Zahl der Backoffice-Mitarbeiter zu erhöhen“, sagt Reyes. „Die Gemeinkosten pro Einheit sind so weit gesunken, dass mich das Wachstum nicht mehr ängstigt hat. Das ist der springende Punkt bei der Immobilienverwaltung im großen Maßstab.“