Das Davor — Wirkung geht in den Tabellen verloren.
Jugendorganisationen leben oder sterben davon, ihren Geldgebern Wirkung zu zeigen, und die Wirkungsdaten von Harbor waren verstreut. „Programmanmeldung in einem Tool, Freiwillige in einem anderen, Spender in einem dritten und Zuschussberichte in Tabellenkalkulationen zusammengefügt“, sagt er Maya Coleman, Geschäftsführerin. „Wir haben echte Arbeit geleistet und uns schwer getan, es zu beweisen, denn der Beweis befand sich an vier Orten.“
Die Bindung von Freiwilligenstunden und Programmergebnissen an bestimmte Zuschüsse erforderte einen manuellen Abgleich in jedem Berichtszyklus – genau dann, wenn die Mitarbeiter am wenigsten Zeit hatten.
$820/Monat über vier Tools hinweg. Auswirkungsdaten auf vier Systeme aufgeteilt. Grant-Berichte in jedem Zyklus von Hand genäht.
Der Wechsel — Wirkung mit Finanzierung verbinden.
Harbor vereinheitlichte Programmanmeldung, Freiwillige, Spender und Berichterstattung auf einer Plattform. Freiwilligenstunden und Programmergebnisse hängen nun mit den Programmen und den Zuschüssen zusammen, mit denen sie finanziert werden.
„Zum ersten Mal basiert ein Förderbericht auf den tatsächlichen Programmdaten“, sagt Coleman. „Wir hörten auf zu raten und begannen zu zeigen.“
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Tool zur Programmanmeldung | Programme und Anmeldung | $160 |
| Freiwilligenplanungs-App | Terminplanung und Freiwillige | $110 |
| Spender-CRM | CRM und Spendermanagement | $120 |
| Berichtstabellen | Zuschussberichterstattung | $140 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Unternehmen (gemeinnützig) | $530/Monat sparen |
Der Schlüssel – Wirkung, die Sie nachweisen können.
Durch die Vereinheitlichung von Programmen, Personen und Finanzierung wurde die Berichterstattung zu einer Stärke:
- Freiwilligenstunden und -ergebnisse sind mit Programmen und Zuschüssen verbunden
- Spenderaufzeichnungen verknüpfen Spenden mit den Programmen, die sie finanzieren
- Zuschussberichte werden aus Live-Programmdaten erstellt
- Ein Kontaktdatensatz für Spender, Freiwillige und Familien
Wenn Programmergebnisse und die sie finanzierenden Zuschüsse eine Plattform teilen, handelt es sich bei einem Bericht um eine Abfrage und nicht um eine Rekonstruktion. Durch die Verkürzung der Berichtskompilierungszeit um 60 % konnten die Mitarbeiter ihre Berichte um Wochen zurückerhalten.
Die neue Normalität — Mehr Geldgeber, mehr Vertrauen.
„Wir haben dieses Jahr zwei größere Zuschüsse beantragt, weil wir den Antrag endlich mit sauberen Daten untermauern konnten“, sagt Coleman. „Die Plattform hat nicht nur Geld gespart, sie hat uns auch finanzierbarer gemacht.“