Das Davor — Jede Veranstaltung wurde von Grund auf neu aufgebaut.
Die Ereignisse sind stoßweise und detailreich, und Lumen hat jedes einzelne Ereignis in fünf Tools neu zusammengestellt. „Die Anfrage befand sich im CRM, das Angebot in einem Design-Tool, der Vertrag in DocuSign, die Anzahlung in Stripe und die Personalbesetzung in einer Tabelle“, sagt er Priya Anand, Gründerin. „Jedes Ereignis wurde viermal neu eingegeben, bevor jemand ein Tablett anhob.“
Die Einzahlungen gingen zurück, weil der Vertrag und die Zahlung voneinander getrennt waren und die Personalbesetzung für die Nacht des Abends bedeutete, eine Tabellenkalkulation mit einem Kalender und einem Gruppenchat abzugleichen.
$920/Monat über fünf Tools hinweg. Ereignisse neu eingegeben viermal vor der Hinrichtung. Verspätete Einzahlungen aus zahlungsunabhängigen Verträgen.
Der Wechsel — Das Ereignis wird zur Aufzeichnung.
Lumen erstellte einen Veranstaltungsdatensatz mit dem Angebot, dem Vertrag, dem Einzahlungsplan und der Personalbesetzung und migrierte zunächst seinen aktiven Kalender. Vorschläge verwenden jetzt vergangene Ereignisse als Vorlagen wieder.
„Früher dauerte die Erstellung eines Angebots einen halben Tag“, sagt Anand. „Jetzt ist es eine Stunde her, denn die Hochzeit vom letzten Sommer steht kurz vor der Tür. Gleicher Rekord, neues Datum.“
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Event-CRM | CRM & Leads | $160 |
| Angebotsersteller | Angebote & Kostenvoranschläge | $120 |
| DocuSign | Verträge & elektronische Signaturen | $140 |
| Stripe Billing-Add-on | Einzahlungen und Zahlungen | $120 |
| Personaltabelle + Tool | Terminplanung und Personalbesetzung | $130 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Geschäft | $920/Monat sparen |
Der Schlüssel – ein Datensatz pro Ereignis.
Nachdem der gesamte Event-Lebenszyklus vereinheitlicht war, hörte das Team mit dem Neuaufbau auf und begann mit der Wiederverwendung:
- Vorschlagsvorlage für vergangene Veranstaltungen – gleicher Datensatz, neues Datum
- Verträge und Anzahlungspläne werden der Veranstaltung automatisch beigefügt
- Mit der Vertragsunterzeichnung wird die Anzahlungsaufforderung ausgelöst
- Der Besetzungstag wird aus demselben Datensatz gelesen wie die Buchung
Wenn die Vertragsunterzeichnung die Aufforderung zur Anzahlung auslöst, ist die Zahlung nicht mehr eine separate Aufgabe, an die sich jemand erinnern muss. Der Workflow sammelt selbstständig.
Die neue Normalität — Mehr Veranstaltungen, dasselbe Team.
„Wir haben in dieser Saison ein Drittel mehr Veranstaltungen gebucht, ohne Koordinatoren hinzuzufügen“, sagt Anand. „Die Kapazität war immer vorhanden – sie wurde nur in der Neueingabe vergraben. Ein Datensatz pro Ereignis setzte sie frei.“