Das Davor — zwei Unternehmen: das Feld und das Büro.
Bei der Auftragsvergabe verschwindet der Spielraum aufgrund der Kluft zwischen der Mannschaft vor Ort und dem Büro. Mason & Co. hat diese Lücke gelebt. „Der Kostenvoranschlag war in einer App, der Versand war ein Whiteboard und ein Gruppentext, die Auftragskosten waren eine Tabellenkalkulation und die Rechnungsstellung war QuickBooks“, sagt er Will Mason, Eigentümer. „Der Außendienst und das Büro waren im Grunde zwei Unternehmen, die über die gleichen Jobs nachdachten.“
Änderungsaufträge waren der Killer: Zusätzliche Arbeit vor Ort gelangte selten in den Kostenvoranschlag oder die Rechnung, sodass Aufträge, die ausgelastet waren, stillschweigend Geld verloren.
$870/Monat über fünf Tools hinweg. Bestellungen ändern verloren zwischen Feld und Büro. Jobmarge erst bekannt, nachdem die Arbeit beendet war.
Der Wechsel — Tragen Sie den Job auf einen Datensatz ein.
Mason & Co. hat Kostenvoranschläge, Versand und Auftragskosten in einen Datensatz verschoben, den Teams die mobile Ansicht ermöglicht und die Rechnungsstellung mit demselben Auftrag verknüpft. Vorarbeiter protokollieren jetzt Materialien und Stunden vom LKW.
„Als zum ersten Mal ein Feldänderungsauftrag auf der Rechnung auftauchte, ohne dass ich ihn verfolgte, bin ich fast umgefallen“, sagt Mason. „Das war Geld, das wir früher einfach verloren haben.“
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Kalkulationssoftware | Schätzungen und Vorschläge | $160 |
| Planungs-/Versand-App | Versand und Terminplanung | $140 |
| Arbeitskostentabellen | Auftragskosten | $120 |
| QuickBooks Plus | Rechnungsstellung und Buchhaltung | $90 |
| Messaging-Tool für die Crew | Feldkommunikation | $70 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Geschäft | $870/Monat sparen |
Der Schlüssel – ein Auftrag, Feld zur Rechnung.
Mit Kostenvoranschlag, Versand und Kostenberechnung in einem Datensatz wurde das Geschäft straffer:
- Die Besatzungen protokollieren Arbeitsstunden und Materialien vom Feld, entsprechend der Arbeit
- Änderungsaufträge fließen zurück in den Kostenvoranschlag und die Rechnung
- Aktualisierungen der Auftragsspanne erfolgen live bei der Kostenbuchung – nicht bei der Obduktion
- Versand, Kunde und Abrechnung beziehen sich alle auf einen Auftragsdatensatz
Wenn Außendienstarbeiten auf denselben Auftrag gebucht werden, stellt das Büro eine Rechnung aus, und kein abrechenbarer Änderungsauftrag verschwindet. Die Erfassung der bereits geleisteten Arbeit ist die günstigste Marge, die ein Auftragnehmer jemals erzielen kann.
Die neue Normalität — Bieten aus reellen Zahlen.
„Weil jeder frühere Auftrag real berechnet wird, biete ich den nächsten auf der Grundlage von Daten und nicht nach Bauchgefühl an“, sagt Mason. „Meine Schätzungen wurden schärfer und meine Überraschungen wurden seltener. Das ist die ganze Sache in diesem Geschäft.“