Das Davor — die Sache lebte an sechs Orten.
Für ein Unternehmen, das nach Zehntelstunden abrechnet, sind verstreute Daten ein direkter Umsatzverlust. „Eine einzige Angelegenheit betraf Clio, die Zeiterfassung, das Treuhandbuch, Asana, unser Dokumententool und E-Mail“, sagt Jonas Park, geschäftsführender Gesellschafter. „Jede Rechnung war ein Akt der Archäologie. Wir ließen Zeit auf dem Tisch, weil die Rekonstruktion mit sechs Werkzeugen die dafür aufgewendete Stunde nicht wert war.“
Schlimmer noch: Wenn ein Mandant einen Gesetzentwurf in Frage stellte, bedeutete seine Verteidigung, Beweise aus Systemen zusammenzutragen, die nicht aufeinander verwiesen. Einige Streitigkeiten wurden einfach abgeschrieben, weil der Nachweis der Arbeit mehr kostete als der Einzelposten.
$1,520/Monat über sechs Tools hinweg. Stunden nicht abgerechneter Zeit durch die Reibung beim Wiederaufbau verloren gegangen. Abschreibungen bei Streitigkeiten, deren Verteidigung zu teuer ist.
Der Wechsel — Die Dinge stehen an erster Stelle, das Geld dicht dahinter.
Praxis verlagerte zunächst Aktivangelegenheiten und Kontakte, dann Zeiterfassung und Treuhandbuchhaltung. Aus Sicherheitsgründen hielt das Unternehmen seine alten Systeme ein Vierteljahr lang schreibgeschützt – und brauchte sie nie.
„Ich bin kein Software-Fan und mein Partner auch nicht“, sagt Park. „Mewayz ist die erste Business-App seit zwanzig Jahren, auf die wir uns geeinigt haben. Allein das war den Preis wert. Die Einsparungen waren fast nebenbei.“
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Clio Manage | CRM und Matter-Management | $390 |
| Bill.com | Buchhaltung und Kreditorenbuchhaltung | $135 |
| Asana-Geschäft | Projekte & Aufgaben | $270 |
| Zeiterfassungs-Add-on | Zeit und Abrechnung | $180 |
| DocuSign Standard | Verträge & elektronische Signaturen | $140 |
| E-Mail-Marketing | Kundenkommunikation | $100 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Geschäft | $1,215/Monat sparen |
Der Schlüssel – Jeder Dollar ist auf die Arbeit zurückzuführen.
Da Zeit, Aufgaben, Dokumente und das Treuhandbuch alle an einer Sache hängen, schreibt die Rechnung ihre eigenen Beweise:
- Jeder abgerechnete Eintrag ist mit der Aufgabe, dem Dokument oder der Nachricht verknüpft, die ihn erstellt hat
- Die Treuhandbuchhaltung stimmt mit demselben Hauptbuch ab, das die Angelegenheit verwendet
- Eine umstrittene Zeile wird innerhalb von Minuten geklärt – der Beweis ist nur einen Klick von der Gebühr entfernt
- Die erfasste Zeit stieg, da die Protokollierung keine separate Aufgabe mehr war
Eine Rechnung, die Sie sofort belegen können, ist eine Rechnung, gegen die sich Kunden selten streiten. Wenn das Werk und die Anklage auf derselben Platte stehen, „wofür war das?“ antwortet von selbst, bevor es zum Streit wird.
Die neue Normalität — Partner üben, nicht versöhnen.
„Die stille Veränderung besteht darin, dass ich jetzt am Freitagnachmittag abrechne, anstatt mich das ganze Wochenende davor zu fürchten“, sagt Park. „Die Rechnungen sind vertretbar, die Zeit wird erfasst und wir beide haben aufgehört, uns über Software zu streiten. Das ist das Abrechenbarste, was dieser Firma seit Jahren passiert ist.“