Das Davor — Das Projekt bestand aus vier Tools.
Architekturrechnungen in Phasen – Schaltplan, Entwurfsentwicklung, Baudokumente – und Sablewood verfolgte diese Phasen getrennt von der Zeit und der Rechnung. „Der Vorschlag befand sich in einer App, der Phasenplan in einer anderen, die Zeit in einer dritten und die Rechnung in QuickBooks“, sagt er Dana Sable, Schulleiterin. „Die Zuordnung der in Rechnung gestellten Arbeit zur tatsächlichen Phase war ein monatliches Rätsel.“
Unfertige Arbeiten waren bis zur Rechnungsstellung unsichtbar, sodass das Unternehmen oft erst dann feststellte, dass eine Phase überschritten war, nachdem die Marge bereits aufgezehrt war.
$1,160/Monat über fünf Tools hinweg. Phase-zu-Rechnung-Abgleich jeden Monat von Hand erledigt. WIP-Überschreitungen nachträglich gefunden.
Der Wechsel — ein Datensatz, phasenbewusst.
Sablewood erstellte einen Projektdatensatz mit Angebot, Phasen, Zeit und Abrechnung und migrierte zunächst aktive Jobs. Die Zeit wird jetzt für die Phase protokolliert, zu der sie gehört, und Rechnungen werden direkt daraus gelesen.
„Bei der ersten phasengenauen Rechnung, die sich von selbst generierte, habe ich ganz aufgehört, mich mit dem monatlichen Rätsel zu beschäftigen“, sagt Sable.
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Angebotstool | Angebote & Kostenvoranschläge | $140 |
| Projekt-/Phasentool | Projekte & Phasen | $320 |
| Zeiterfassung | Zeit und Abrechnung | $160 |
| QuickBooks Plus | Rechnungsstellung und Buchhaltung | $90 |
| E-Mail-/CRM-Tool | CRM und Kommunikation | $130 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Geschäft | $1,160/Monat sparen |
Der Schlüssel – Phasengenau alles.
Mit Vorschlägen, Phasen, Zeit und Abrechnung in einem Datensatz arbeitet das Studio nach Phase:
- Zeitprotokolle werden automatisch für die jeweilige Projektphase protokolliert
- In Rechnungen wird genau die Phase ausgewiesen, zu der die Arbeit gehört
- WIP und Budget-gegen-Ist sind pro Phase live sichtbar
- Vorschlagsvorlage aus früheren Projekten des gleichen Typs
Wenn die Zeit in Echtzeit auf die Phase gebucht wird, wird eine Phase, die das Budget überschreitet, sofort angezeigt – nicht bei der Rechnungsstellung, wenn sie bereits verloren ist. Frühzeitig zu fangen, ist der ganze Spielraum.
Die neue Normalität — Entwerfen mit Zahlen im Blick.
„Wir treffen Designentscheidungen jetzt mit sichtbarem Budget“, sagt Sable. „Das Unternehmen wurde profitabler, ohne dass jemand mehr Stunden arbeitete. Wir haben einfach aufgehört, zwischen den Phasen blind zu fliegen.“