Das Davor — Fünf Zähler, fünf Wahrheiten.
Eine Café-Gruppe ist ein Unternehmen mit knappen Gewinnspannen, in dem Arbeit und Verschwendung über den Monat entscheiden, und Tideline konnte beides nicht rechtzeitig erkennen. „Der POS jedes Cafés wurde separat ausgewiesen, das Treueprogramm war eine separate App, die Terminplanung war eine Tabellenkalkulation und die Gehaltsabrechnung war Gusto“, sagt er Sara Lindqvist, Inhaberin. „Ich wusste, wie es der Gruppe mit drei Wochen Verspätung ergangen ist, was dem Nichtwissen gleichkommt.“
Eine Menüänderung erforderte die manuelle Aktualisierung von fünf Kassensystemen, und in einem Café gesammelte Treuepunkte funktionierten in einem anderen nicht zuverlässig.
$1,200/Monat über vier Tools hinweg. Menüaktualisierungen wiederholt sich über fünf Kassensysteme. Arbeitskosten drei Wochen zu spät bekannt.
Der Wechsel — ein Schalter, fünf Standorte.
Tideline vereint POS, Treue, Terminplanung und Gehaltsabrechnung auf einer Plattform. Eine Menüänderung wird nun in allen fünf Cafés gleichzeitig veröffentlicht und die Treuefunktion funktioniert gruppenweit.
„Als ich am ersten Morgen den Arbeitsprozentsatz aller fünf Cafés live auf einem Bildschirm sah, änderte ich vor 9 Uhr morgens zwei Termine“, sagt Lindqvist. „Das war früher eine Erkenntnis am Monatsende.“
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| Kassensysteme (×5) | POS & Zahlungen | $450 |
| Treue-App | Treue & Mitgliedschaften | $140 |
| Planungstabelle/-tool | Schichten und Terminplanung | $150 |
| Gusto | HR & Gehaltsabrechnung | $260 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Agentur (Multisite) | $1,200/Monat sparen |
Der Schlüssel – die Gruppe in Echtzeit.
Mit der Vereinheitlichung von POS, Kundenbindung, Terminplanung und Gehaltsabrechnung verfügt die Gruppe über aktuelle Zahlen:
- Menü- und Preisänderungen werden in allen fünf Cafés gleichzeitig veröffentlicht
- Loyalität kann an jedem Standort erworben und eingelöst werden
- Die Arbeitskosten werden live als Prozentsatz des Umsatzes pro Café angezeigt
- Die Lohn- und Gehaltsabrechnung liest die Einstempelvorgänge direkt vom POS aus
In einem Café ist ein überbesetzter, langsamer Nachmittag purer Gewinnverlust. Durch die Live-Anzeige des Arbeitsprozentsatzes pro Standort kann Tideline Schichten noch am selben Tag reparieren, anstatt sie am Monatsende zu betrauern.
Die neue Normalität — Management bei Tageslicht.
„Früher habe ich fünf Cafés anhand von Anekdoten und einer späten Tabellenkalkulation verwaltet“, sagt Lindqvist. „Jetzt ist es jeden Morgen ein Bildschirm. Die Einsparungen waren großartig; die Führung der Gruppe in Echtzeit hat unsere Arbeitsweise verändert.“