In Ihrem Softwarebudget gibt es für jedes Tool eine Zeile. CRM: $90. Projektmanagement: $60. Gehaltsabrechnung: $160. Helpdesk: $75. Sie können es von oben nach unten lesen und addieren. Was Sie nicht lesen können, ist die größte Zeile, da diese niemand in Rechnung stellt: die Kosten für den Wechsel zwischen den Werkzeugen.
Jedes von Ihnen hinzugefügte Werkzeug ist eine Registerkarte. Jede Registerkarte ist ein Kontext – ihr eigener Login, ihr eigenes Layout, ihr eigenes Suchfeld, ihre eigene Vorstellung davon, was ein „Kunde“ ist. Die Arbeit, einen Gedanken von einer Registerkarte zur nächsten zu übertragen, ist echte Arbeit und wird von Ihrem Team hunderte Male am Tag ausgeführt. Es wird einfach nie als Zahl angezeigt und daher auch nie gekürzt.
Was für ein Wechsel eigentlich Kosten.
Die Forschung zum Kontextwechsel ist eindeutig und ein wenig brutal. Nach einer Unterbrechung oder einem Werkzeugwechsel benötigt der durchschnittliche Wissensarbeiter mehr als zwanzig Minuten, um wieder vollständig in die ursprüngliche Aufgabe einzutauchen. Die meisten Wechsel sind nicht so teuer – aber sie sind auch nicht kostenlos und passieren ständig.
Seien Sie konservativ. Angenommen, jeder sinnvolle Werkzeugwechsel kostet neunzig Sekunden verlorenen Schwung: die richtige Registerkarte finden, sich neu orientieren, den Datensatz erneut finden, sich daran erinnern, was Sie getan haben. Ein Mitarbeiter mit Kundenkontakt macht das vielleicht vierzig Mal am Tag. Das ist eine Stunde pro Tag, die ich nicht mit Arbeit verbringe Navigieren zwischen den Orten, an denen die Arbeit lebt.
Die Mathematik können Sie auf einer Serviette ausführen.
Eine Stunde pro Tag, pro Person, in einem 15-köpfigen Team. Bei Volllastkosten von $45/Stunde sind das $675 pro Tag, ungefähr $165,000 pro Jahr, die sich in den Lücken zwischen Ihren Werkzeugen verflüchtigen. Halbieren Sie jede Annahme – nennen Sie es großzügigen Unsinn – und Sie haben immer noch $40,000 ein Jahr reiner Reibung vor sich.
Vergleichen Sie das mit dem, worüber Sie in Budgetbesprechungen tatsächlich streiten: ob das CRM die $50-Stufe oder die $90-Stufe sein sollte. Die sichtbare Entscheidung ist ein Rundungsfehler neben der unsichtbaren. Sie optimieren die Zeile, die Sie sehen können, und ignorieren die Zeile, die Sie nicht sehen können.
Das Teuerste an Ihrem Stapel ist, dass sich darin kein Werkzeug befindet. Es ist der Abstand zwischen ihnen.
Warum Integrationen das Problem nicht beheben.
„Aber unsere Tools sind integriert“, sagen die Leute. Integrationen synchronisieren Daten. Sie tun nichts dafür Aufmerksamkeit. Zapier kann um 3 Uhr morgens einen Kontakt aus Ihrem Formulartool in Ihr CRM kopieren. Es kann den Menschen nicht kopieren, der beide Tabs öffnen muss, um zu verstehen, was passiert ist. Die Daten kommen an. Die Person muss noch reisen.
Eine echte Lösung ist keine schnellere Verbindung zwischen zwei Registerkarten. Es ist eine Registerkarte weniger. Wenn der Deal, die Rechnung, das Projekt und die Supporthistorie am selben Ort gespeichert sind, wird der Wechsel nicht günstiger – er existiert nicht mehr. Das ist der einzige Zug, der die unsichtbare Linie berührt.
Was tun mit dieser Nummer?
Sie können die Umstellungskosten nicht vollständig zurückfordern – das liegt zum Teil in der Natur der Arbeit. Aber Sie können aufhören, so zu tun, als wäre es Null. Wenn Sie die Konsolidierung bewerten, sind die Einsparungen nicht nur die gekündigten Abonnements. Die größere Zahl ist die Stunde pro Tag, die Sie jeder Person zurückgeben, die diese derzeit damit verbringt, zwischen Browser-Tabs zu pendeln.
Tragen Sie die Umstellungskosten auf die Folie ein. Sogar eine grobe Schätzung. Es verändert, welche Entscheidungen teuer erscheinen.